Wymogi dotyczące przechowywania danych stają się coraz bardziej rygorystyczne z roku na rok. Pojawiają się wymogi eksterytorialne, takie jak RODO.
Zgodnością z nimi zarządza się zarówno za pomocą środków „biurokratycznych”, jak i technicznych.
Zapewnienie zgodności jest złożonym procesem, który wykracza poza zakres niniejszego przewodnika, jak również poza kompetencje działu IT.
Istnieje jednak jeden ważny wymóg, który ma znaczenie dla większości przedsiębiorstw: zabezpieczanie informacji przed przypadkowym lub zamierzonym usunięciem.
Zasady przechowywania pozwalają:
01 Zagwarantować, że dokumenty będą przechowywane przez określony czas.
02 Automatycznie usuwać dokumenty po upływie określonego czasu.
03 Po upływie danego okresu wysyłać wiadomość do osoby odpowiedzialnej za podjęcie decyzji o usunięciu dokumentu lub jego dalszym przechowywaniu.
Językiem biznesowym
Ważne dokumenty mogą zostać usunięte lub zmodyfikowane.
Może to nie tylko doprowadzić do utraty ważnych informacji, lecz także skutkować nakładaniem grzywien.
Działy IT przechowują kopie dokumentów, by móc szybko je odzyskać, ale co zrobić, jeśli dokument został utworzony trzy lata temu? Zgodnie z prawem niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez wiele lat.
Zasady przechowywania chronią ważne dokumenty, wiadomości e-mail, a nawet konwersacje przed przypadkowym lub zamierzonym usunięciem w wybranym okresie.
Rozwiązanie
Microsoft 365: zasady przechowywania.